Wie moderne Kassensysteme aufgebaut sind
Damit Preise vergleichbar sind, trennen wir drei Ebenen: Payment/Terminal, Verkaufssystem (Kasse / ERP Light) und Unternehmenssoftware (ERP).
Inhaltsverzeichnis
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- Architektur: Terminal, Kasse (ERP Light), Unternehmenssoftware
- Datenfluss & Austausch: vom Payment ins ERP
- Grundlagen: Karten, Wallets, Terminal
- Gebührenlogik: woraus setzen sich Kosten zusammen?
- Vergleich: Zahlungsannahme / Terminal (Kostenfokus)
- Vergleich: Kassensoftware / Verkaufssystem (ERP Light)
- Szenarien: Beispielrechnungen (5k / 10k / 20k Umsatz)
- ERP-Anbindung: Zielbild & typische Schnittstellen
- FAQ
Wie moderne Kassensysteme aufgebaut sind
Bei „Kartenzahlung“ werden in der Praxis oft mehrere Systeme kombiniert. Deshalb sind Preise nur dann vergleichbar, wenn man klar trennt, welche Ebene betrachtet wird.
1) Zahlungsannahme (Terminal / Payment)
Hier findet die eigentliche Karten-Transaktion statt: Terminal/Reader, Autorisierung, Gebühren, Auszahlungen, Stornos, Zahlungsjournal.
- Transaktionsgebühren (je Kartenart/Vertrag)
- Terminal: Miete oder Kauf
- Auszahlungsrhythmus, Beleg-/Zahlungsjournal
Wichtig: Das Terminal kennt oft nur den Betrag – nicht zwingend Artikel, Warenkorb oder Kunden.
2) Verkaufssystem (Kasse / ERP Light)
Das Verkaufssystem ist die eigentliche Kasse: Artikel, Belege, Bedienoberfläche, ggf. einfache Kunden-/Artikelverwaltung. Viele Anbieter liefern hier eine Basis-Kasse, die für kleinere Betriebe ausreichen kann.
- Artikel-/Preislisten, Belege, Bedienung am POS
- einfache Kundenverwaltung, Tagesabschluss, Berichte
- je nach Setup: TSE-Funktion oder TSE-Anbindung
Hinweis: „ERP Light“ ist keine vollständige Unternehmenssoftware, sondern eine kompakte POS-Datenbasis.
3) Unternehmenssoftware (ERP als Daten-Zentrale)
Eine Unternehmenssoftware bildet Prozesse ab und bündelt Daten zentral (z. B. Kunden, Artikel, Rechnungen, Aufträge, Auswertungen, Buchhaltungs-Exporte). Hier müssen die Kassendaten am Ende ausgetauscht und transportiert werden, damit alles in einem System zusammenläuft.
- CRM, Artikel-/Stammdaten, Prozesse, Auswertungen
- Exports (z. B. Buchhaltung) und Schnittstellen
- Automatisierung und konsistente Datenführung
Ziel: Ein sauberer Datenfluss vom POS in die Unternehmenssoftware – statt Insel-Lösungen.
Datenfluss: vom Terminal über die Kasse bis in die Unternehmenssoftware
Für eine saubere Anbindung an eine Unternehmenssoftware ist entscheidend, dass Verkaufs- und Zahlungsdaten strukturiert ausgetauscht werden. Je nach Anbieter sind Payment und Kasse getrennt oder kombiniert.
Übersicht: Zahlungsannahme (Terminal/Payment) → Verkaufssystem (Kasse / ERP Light) → Unternehmenssoftware (ERP als Daten-Zentrale)
Grundlagen: Karten, Wallets, Terminal
Welche Zahlungsarten begegnen dir praktisch?
- Girocard (klassische „EC-Karte“ in DE)
- Debitkarten (Visa Debit / Mastercard Debit)
- Kreditkarten (Visa / Mastercard / Amex)
- Mobile Wallets (Apple Pay / Google Pay) – am Terminal ist das technisch „Kartenzahlung per NFC“
Abgerechnet wird am Ende nach Kartenart/Regelwerk, nicht danach, ob der Kunde Apple Pay nutzt.
Was braucht es im Laden / unterwegs?
- Terminal/Reader (NFC/Chip, ggf. mit PIN-Pad)
- Verbindung (WLAN, LAN oder SIM)
- Zahlungsdienstleister (Acquirer/PSP) für Autorisierung & Abrechnung
- Kasse (optional): Artikel, Belege, Stornos, Tagesabschluss, Export
So läuft eine Kartenzahlung technisch ab
Merksatz: Terminal → Zahlungsdienstleister → Karten-Netzwerk → Bank → Autorisierung → Beleg/Transaktions-ID → Auszahlung.
Warum Belegdaten wichtig sind
- Belegkopf: Datum/Uhrzeit, Belegnummer, Kasse/Standort
- Positionen: Artikel, Menge, Preis, Steuer, Rabatt
- Zahlungen: Bar, Girocard, Debit, Kredit, Split-Zahlung
- Optional: TSE-Infos (Signatur/Transaktionsnummer)
Wo Kosten entstehen
- Transaktionsgebühr (Prozent/Fixbetrag)
- Terminalmiete oder Kauf
- Kasse/Softwarepakete (wenn genutzt)
- TSE + Einrichtung/Onboarding (wenn kassenpflichtig)
Gebührenmodelle: Prozent vs. Vertrag
Modell A – Pay-as-you-go
Keine Grundgebühr, dafür fester Prozentsatz pro Zahlung.
- Gut für: Start, wenige Zahlungen, mobil/Events
- Vorteil: transparent, sofort nutzbar
- Nachteil: bei hohem Umsatz oft teurer als verhandelte Konditionen
Modell B – Vertrag / Konditionenstaffel
Monatspauschale und/oder Mindestlaufzeit, dafür oft günstigere Gebühren.
- Gut für: planbaren Umsatz, stationär, mehrere Kassen
- Vorteil: bessere Konditionen, mehr Service
- Nachteil: Bindung, Paketlogik
Hardware: Miete vs. Kauf
Miete
Realistische Denkspanne: grob 5 € bis 50 € pro Monat je nach Gerät und Servicelevel. Komplettpakete können darüber liegen.
Kauf
Realistische Denkspanne: Reader/Terminals grob 30 € bis 300 €. Profi-Setups (Terminal + Peripherie) können bis 1.000 €+ gehen.
Vergleich: Zahlungsannahme / Terminal (Kostenfokus)
Fokus dieses Abschnitts sind Payment- und Terminalkosten (Transaktionsgebühren, Terminal, Vertragsmodell). Kassensoftware und TSE werden im nächsten Abschnitt separat betrachtet.
| Anbieter | Monatliche Fixkosten | Transaktionsgebühr (Vor-Ort) | Terminal / Hardware | Laufzeit | Einordnung / Vertragsmodell |
|---|---|---|---|---|---|
| PayPal POS | 0 € | ca. 1,39 % | Reader/Terminal Kauf | flexibel | Pay-as-you-go-Modell ohne Grundgebühr; Konditionen können bei höherem Umsatz verhandelbar sein. |
| SumUp | 0 € | ca. 1,39 % | Reader Kauf | flexibel | Einfaches Einstiegsmodell ohne Vertragsbindung; Gebühren unabhängig vom Kartenanbieter. |
| myPOS | 0 € | ca. 0,90 – 1,30 % | Terminal Kauf | flexibel | Gebühren je Kartenart unterschiedlich; häufig günstige Debit-Konditionen. |
| Payone | 0 – 30 € | ca. 0,89 – 1,90 % | Terminal Miete oder Kauf | vertraglich / modellabhängig | Professioneller Acquirer mit individuellen Angeboten; Konditionen abhängig von Volumen und Integration. |
| Bezahlexperten | 0 – 30 € | ca. 0,99 – 1,19 % | Terminal je nach Angebot | modellabhängig | Konditionen typischerweise volumenabhängig; häufig individuelle Vertragsangebote. |
| VR Pay / Volksbank | 0 – 30 € | 0 – 1,90 % | häufig Miete (stationär/mobil) oder Kauf | vertraglich | Hausbankmodell mit Paket- oder Individualkonditionen; Gebühren abhängig von Bank, Umsatz und Kartenmix. Mindestumsatz oder inkludiertes Volumen möglich. |
| S-Payment / Sparkasse | 0 – 40 € | 0 – 1,90 % | häufig Miete (stationär/mobil) oder Kauf | vertraglich | Bankpakete mit Serviceanteil; Konditionen je Sparkasse individuell. Kombination aus Pauschale und transaktionsabhängigen Gebühren üblich. |
| Nets / Concardis | 10 – 40 € | 0,80 – 1,90 % | Miete oder Kauf je Setup | vertraglich | Internationaler Acquirer; häufig bei größeren Umsätzen oder Filialbetrieben eingesetzt. Integration meist gut möglich. |
| Mollie POS | 0 – 10 € | ca. 0,80 – 1,80 % | Terminal Kauf | flexibel | Interessant bei Kombination von Online-Shop und stationärem Verkauf; einheitliche Zahlungsplattform. |
| Flatpay | 0 – 40 € | 0,80 – 1,90 % | Terminal je nach Modell | modellabhängig | Angebote häufig paketbasiert oder individuell kalkuliert; Konditionen stark vom Umsatz abhängig. |
| Zettle by PayPal | 0 € | ca. 1,39 % | Reader Kauf | flexibel | Ähnlich PayPal POS mit einfacher Kassensoftware; besonders verbreitet im Kleinunternehmen-Segment. |
Kasse/Software & TSE (separat von Terminalkosten)
Dieser Abschnitt ist die zweite Kostenschicht: Kassensoftware, Belegdaten, CRM/Artikel, ggf. TSE. Das ist nicht „EC-Terminal“, sondern die Software-Ebene, die oft fürs ERP entscheidend ist.
| System | Monatliche Kosten | TSE | Einmalkosten | Was ist enthalten? | Hinweis zur Zahlungsannahme |
|---|---|---|---|---|---|
| etron Kasse Start konkret | 29,00 € / Monat | Cloud-TSE z. B. 124,00 € / 12 Monate | Onboarding z. B. 99,00 € einmalig | Kasse/Backoffice (Artikel, Kunden/CRM, Belege, Auswertungen; je nach Paket mehr) | Zahlungsannahme kommt über separaten Payment-Provider/Terminal + ggf. Schnittstelle/Integration. |
| PayPal POS (Software-Anteil) konkret | 0 € (Basis) | TSE (bei niedrigem Umsatz) z. B. 9,90 € / Monat | – | Basis-POS-Funktionen (je nach App/Einrichtung), Belege/Artikel im einfachen Rahmen | Hier ist Payment + einfache POS-Software „in einem“ gebündelt (Terminal/Reader optional). |
Beispielrechnungen (5.000 € / 10.000 € / 20.000 €)
| Szenario | Umsatz/Monat | Bezahlexperten | SumUp | Payone | myPOS | PayPal POS | + etron Software-Schicht |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Café | 5.000 € | 59,50 € | 69,50 € | 59,65 € | 53,00 € | 69,50 € | + 47,58 € |
| Friseur | 10.000 € | 119,00 € | 139,00 € | 119,30 € | 106,00 € | 139,00 € | + 47,58 € |
| Boutique | 20.000 € | 198,00 € | 278,00 € | 238,60 € | 212,00 € | 278,00 € | + 47,58 € |
ERP-Anbindung: Welche Daten wirklich gebraucht werden
Mindestdatensatz je Beleg
- Beleg-ID / Belegnummer (eindeutig)
- Datum/Uhrzeit, Standort/Kasse, Bediener
- Positionen: Artikel-ID, Text, Menge, Preis, Rabatt, Steuersatz
- Summen: Netto, Steuer, Brutto
- Zahlungen: Bar/Karte je Kartenart, Split möglich
- Optional: TSE-Referenzen je Beleg
Integrationswege
- API (ideal): Belege in Echtzeit
- Export/Import (CSV/DATEV/DSFinV-K): täglicher Importjob
- Connector: wenn mehrere Systeme vereinheitlicht werden sollen
Für 1–3 Systeme zählt: gleiche Beleglogik, gleiche Zahlungsarten, gleiche Exportstruktur.
ERP-Anbindung: Welche Daten wirklich gebraucht werden
Mindestdatensatz je Beleg
- Beleg-ID / Belegnummer (eindeutig)
- Datum/Uhrzeit, Standort/Kasse, Bediener
- Positionen: Artikel-ID, Text, Menge, Preis, Rabatt, Steuersatz
- Summen: Netto, Steuer, Brutto
- Zahlungen: Bar/Karte je Kartenart, Split möglich
- Optional: TSE-Referenzen je Beleg
Integrationswege
- API (ideal): Belege in Echtzeit
- Export/Import (CSV/DATEV/DSFinV-K): täglicher Importjob
- Connector: wenn mehrere Systeme vereinheitlicht werden sollen
Für 1–3 Systeme zählt: gleiche Beleglogik, gleiche Zahlungsarten, gleiche Exportstruktur.